Ratgeber
Was gehört in eine Gästemappe?
Felix Schuldt13 Minuten Lesezeit
In eine Gästemappe gehören zwölf Bausteine: Willkommensgruß, Anfahrt und Parken, Check-in und Schlüssel, WLAN, Bedienung der Geräte, Hausregeln, Mülltrennung, Notfallnummern, lokale Empfehlungen, Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe, Check-out und eine Bitte um Rückmeldung. Alles andere ist optional. Entscheidend ist, dass Ihre Gäste jede dieser Antworten in unter zehn Sekunden finden.
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Warum die Reihenfolge wichtiger ist als der Umfang
Eine Gästemappe wird nicht gelesen. Sie wird durchsucht — und zwar zu drei Zeitpunkten, die sich bei fast allen Gästen gleichen.
- 1Ein bis zwei Tage vor der Anreise, im Zug oder auf der Autobahnraststätte: Wo genau ist das? Wo parke ich? Wie komme ich rein?
- 2Am ersten Abend, mit dem Koffer noch im Flur: WLAN, Heizung, Herd — und wo bekommt man jetzt noch etwas zu essen?
- 3Am Morgen der Abreise, meistens zu spät: Bis wann müssen wir raus, und was sollen wir vorher noch machen?
Wer seine Mappe entlang dieser drei Momente aufbaut, braucht keine vierzig Seiten. Wer sie alphabetisch, thematisch oder nach der Reihenfolge der eigenen Einfälle sortiert, bekommt dieselben Fragen trotzdem per Nachricht. Der Umfang ist zweitrangig: Eine Mappe mit zwölf gut sortierten Abschnitten schlägt einen Ordner mit dreißig.
Der zweite Grundsatz: Schreiben Sie für jemanden, der zum ersten Mal in Ihrer Wohnung steht, müde ist und Ihr Haus nicht kennt. Formulierungen wie „der übliche Schalter“ oder „hinten links“ sind für Sie eindeutig und für Ihre Gäste eine Ratensuche.
02
Die zwölf Bausteine im Detail
Für jeden Baustein steht unten, wozu er da ist, wie eine brauchbare Formulierung aussieht und welcher Fehler am häufigsten passiert. Die Beispiele sind zum Übernehmen und Anpassen gedacht — Namen, Zeiten und Wege ersetzen Sie durch Ihre eigenen.
01
Willkommen und wer Sie sind
Der erste Bildschirm entscheidet, ob Ihre Gäste weiterlesen oder Ihnen doch wieder schreiben. Zwei bis drei Sätze reichen: wer Sie sind, wie man Sie erreicht und was in dieser Mappe steht.
„Schön, dass Sie da sind. Ich bin Anna, die Wohnung gehört mir und ich wohne zehn Minuten entfernt. Alles Wichtige finden Sie hier — bei allem anderen erreichen Sie mich unter 0170 1234567, am besten per Nachricht.“
Typischer Fehler
Ein halbseitiger Willkommenstext über die Geschichte des Hauses. Die Geschichte interessiert am zweiten Abend, nicht mit dem Koffer im Treppenhaus. Und sie schiebt die Telefonnummer nach unten, wo sie im Ernstfall niemand findet.
02
Anfahrt und Parken
Die häufigste Nachricht vor der Ankunft. Nennen Sie die vollständige Adresse für die Navigation, die letzte Abbiegung, ein Merkmal, das man tatsächlich sieht — und vor allem, wo das Auto stehen darf.
„Navigation: Seestraße 14, 23730 Neustadt. Die Einfahrt liegt hinter der Hecke, direkt neben dem gelben Briefkasten. Stellplatz Nummer 3 im Hof gehört zur Wohnung, die anderen Plätze sind fest vermietet.“
Typischer Fehler
Nur die Adresse, ohne Kontext. Navigationsgeräte führen bei Ferienhäusern regelmäßig auf die falsche Straßenseite oder in den Nachbarort mit demselben Straßennamen. Ein Satz darüber, was man am Ende sieht, spart Ihnen den Anruf um 21 Uhr.
03
Check-in, Schlüssel und Zugangscodes
Ab wann, wie und womit kommen Ihre Gäste in die Wohnung? Beschreiben Sie den Ablauf in nummerierten Schritten statt als Fließtext — im Dunkeln vor einer fremden Haustür liest niemand Absätze.
„Check-in ab 15:00 Uhr. 1. Der Schlüsselsafe hängt rechts neben der Haustür, unter dem Klingelschild. 2. Code eingeben, dann die Klappe nach unten ziehen. 3. Der große Schlüssel öffnet die Haustür, der kleine die Wohnungstür im ersten Stock.“
Typischer Fehler
Den Zugangscode dauerhaft in der Mappe stehen lassen. Ein Link, der einmal geteilt wurde, bleibt geteilt — auch nach der Abreise. Geben Sie den Code am Anreisetag separat weiter und ändern Sie ihn danach.
04
WLAN
Die meistgesuchte Information in jeder Unterkunft. Netzwerkname und Passwort genau so, wie sie eingetippt werden müssen, mit Groß- und Kleinschreibung. Am besten zum Antippen und Kopieren, nicht als Foto vom Routeraufkleber.
„Netzwerk: Seeblick-Gast · Passwort: Moewe2024! (Groß- und Kleinschreibung beachten). Das Netz reicht bis auf die Terrasse, im Keller nicht.“
Typischer Fehler
Ein Passwort, in dem kleines L, großes I und die Ziffer 1 nebeneinanderstehen. Wenn Ihr Router ein Gastnetz kann, richten Sie eines ein und vergeben Sie ein Passwort, das man am Telefon vorlesen kann.
05
Die Technik im Haus
Heizung, Herd, Spülmaschine, Waschmaschine, Kaffeemaschine, Fernseher, Rollläden. Je Gerät ein bis zwei Sätze, geschrieben für jemanden, der dieses Modell zum ersten Mal sieht.
„Induktionsherd: erst mit dem Kreis-Symbol links einschalten, dann die Kochzone antippen. Töpfe mit Magnetboden finden Sie im Unterschrank neben der Spüle — andere Töpfe funktionieren auf diesem Herd nicht.“
Typischer Fehler
Das Herstellerhandbuch als PDF anhängen. Niemand liest vierzig Seiten Bedienungsanleitung, um Kaffee zu kochen. Zwei Sätze in Ihren eigenen Worten sind mehr wert als das vollständige Handbuch.
06
Hausregeln
Regeln, die begründet sind, werden befolgt. Schreiben Sie die Regel und in einem Halbsatz den Grund. Das kostet fünf Wörter mehr und verändert den Ton der ganzen Mappe.
„Ab 22 Uhr bitte Ruhe auf der Terrasse — die Schlafzimmer der Nachbarn liegen direkt daneben. Rauchen ist im Haus nicht erlaubt, auf dem Balkon gern, der Aschenbecher steht auf dem Fensterbrett.“
Typischer Fehler
Eine Liste aus zwölf Verboten im Behördenton, gleich hinter dem Willkommensgruß. Gäste, die sich beim Einchecken ermahnt fühlen, erwähnen das erfahrungsgemäß in der Bewertung.
07
Müll und Mülltrennung
Für internationale Gäste die undurchsichtigste Regel in Deutschland. Sagen Sie, welche Tonne wofür da ist, wo sie steht und wer sie wann herausstellt.
„Gelber Sack: Verpackungen. Braune Tonne: Essensreste. Blaue Tonne: Papier. Restmüll: graue Tonne. Alle Tonnen stehen links neben der Garage. Abholung ist dienstags — das Herausstellen übernehme ich, Sie müssen nichts tun.“
Typischer Fehler
„Bitte trennen Sie den Müll“ ohne weitere Erklärung. Wer aus einem Land kommt, in dem alles in dieselbe Tonne geht, kann diese Bitte nicht befolgen, auch wenn er möchte.
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Notfall und wichtige Nummern
Nummern, die im Ernstfall in drei Sekunden gefunden sein müssen — dazu die Orte, die man dann sucht: Sicherungskasten, Wasserhaupthahn, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten.
„Notruf 112 · Polizei 110 · Ärztlicher Bereitschaftsdienst 116 117. Der Sicherungskasten hängt im Flur hinter der weißen Klappe über der Garderobe, der Wasserhaupthahn ist unter der Spüle.“
Typischer Fehler
Diesen Abschnitt weglassen, weil er nicht zur freundlichen Stimmung passt. Er kostet fünf Minuten Arbeit und ist der einzige Teil der Mappe, bei dem es wirklich ernst werden kann.
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Lokale Empfehlungen
Der Abschnitt, der aus einer Unterkunft einen Aufenthalt macht — und der einzige, den niemand kopieren kann. Fünf bis zehn Empfehlungen genügen, jede mit einem Satz, warum ausgerechnet die.
„Café Hafenkante, 400 Meter zu Fuß: der beste Kuchen im Ort, sonntags ab 10 Uhr geöffnet, nur Barzahlung. Für Abendessen ohne Reservierung funktioniert die Trattoria in der Marktstraße fast immer.“
Typischer Fehler
Zwanzig Links auf Bewertungsportale. Ihre Gäste haben bereits ein Internet. Was sie nicht haben, ist Ihre Meinung — und genau die ist der Grund, warum sie diesen Abschnitt öffnen.
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Praktisches in der Umgebung
Supermarkt, Bäcker, Apotheke, Geldautomat, Tankstelle, Bushaltestelle — jeweils mit Entfernung und, besonders wichtig, mit den Öffnungszeiten am Sonntag.
„Supermarkt: 900 Meter, Montag bis Samstag 7 bis 20 Uhr, sonntags geschlossen. Der Bäcker am Marktplatz hat auch sonntags von 8 bis 11 Uhr geöffnet. Nächster Geldautomat: Sparkasse, gegenüber vom Bäcker.“
Typischer Fehler
Öffnungszeiten einmal eintragen und nie wieder prüfen. Nichts in einer Gästemappe veraltet schneller — und nichts ärgert Gäste am Sonntagmorgen zuverlässiger als ein Bäcker, den es seit zwei Jahren nicht mehr gibt.
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Check-out
Was genau erwarten Sie bei der Abreise? Eine kurze, vollständige Liste beendet die Diskussion über die Endreinigung, bevor sie anfängt — und erspart Ihrem Reinigungsteam die Überraschungen.
„Check-out bis 10:00 Uhr. Bitte: Spülmaschine einräumen und starten, Müll in die Tonnen im Hof, Fenster schließen, Heizung auf Stufe 2, Schlüssel zurück in den Safe. Die Betten müssen Sie nicht abziehen.“
Typischer Fehler
Unausgesprochene Erwartungen. Wer nicht schreibt, dass die Spülmaschine eingeräumt werden soll, darf sich über die volle Spüle nicht wundern. Und wer nicht schreibt, was Gäste nicht tun müssen, bekommt abgezogene Bettwäsche in der Badewanne.
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Rückmeldung und Bewertung
Ein Satz am Ende, der um Rückmeldung bittet — zuerst an Sie, nicht an die Plattform. Die meisten Probleme lassen sich während des Aufenthalts lösen und danach nicht mehr.
„Ist etwas nicht in Ordnung oder fehlt Ihnen etwas? Schreiben Sie mir bitte, solange Sie noch da sind. Das meiste lässt sich am selben Tag lösen.“
Typischer Fehler
Die direkte Bitte um fünf Sterne. Sie wirkt aufdringlich, und sie verschiebt ein lösbares Problem in die Öffentlichkeit, statt es aus der Welt zu schaffen.
03
Was ins Inserat gehört und was in die Gästemappe
Viele Gastgeber schreiben dieselben Informationen dreimal: ins Inserat, in die Gästemappe und auf Zettel in der Wohnung. Das ist nicht nur Arbeit, es ist auch die häufigste Quelle für Widersprüche — irgendwann stimmt eine der drei Fassungen nicht mehr.
Die Aufteilung ist einfach: Das Inserat verkauft und muss vor der Buchung vollständig sein. Die Gästemappe erklärt und darf ausführlich sein. Der Aushang in der Wohnung erinnert und muss auf einen Blick lesbar sein.
Wo welche Information am besten steht
| Information | Inserat | Gästemappe | Aushang im Haus |
|---|---|---|---|
| Lage und Anfahrt | grob, ohne Hausnummer | vollständig, mit Wegbeschreibung | – |
| Check-in-Zeiten | kurz | mit vollständigem Ablauf | – |
| Zugangscode | nie | nur zeitlich begrenzt | nein |
| WLAN-Zugang | nur die Tatsache | Name und Passwort | als Schild, gut lesbar |
| Hausregeln | Kurzfassung | ausführlich, mit Begründung | Kurzfassung |
| Bedienung der Geräte | – | je Gerät ein bis zwei Sätze | Aufkleber am Gerät |
| Notfallnummern | – | vollständig | an der Pinnwand |
| Mülltrennung | – | mit Tonnen und Abholtag | Schild an der Tonne |
| Lokale Tipps | ein Satz als Argument | ausführlich, persönlich | – |
| Check-out | Uhrzeit | vollständige Liste | Zettel an der Tür |
Tabelle seitlich scrollbar
04
Der häufigste Fehler: Die Mappe stimmt nicht mehr
Die meisten Gästemappen scheitern nicht an fehlenden Abschnitten, sondern am Datum. Der Router wurde getauscht, das Passwort ist ein anderes. Das Lieblingscafé hat aufgegeben. Die Müllabfuhr kommt jetzt donnerstags. Der neue Nachbar hat einen Stellplatz gemietet, den Ihre Gäste seit drei Jahren benutzen.
Bei einem gedruckten Ordner heißt jede dieser Änderungen: neu schreiben, ausdrucken, einheften — in jeder Wohnung einzeln. Bei einem PDF, das Sie vor der Anreise verschicken, ist die alte Fassung längst im Postfach Ihrer Gäste. Praktisch bedeutet das: Papier veraltet leise, und Sie merken es erst, wenn jemand nachfragt.
Deshalb gilt für jede Information, die sich ändern kann, eine einfache Regel: eine Stelle, an der sie gepflegt wird. Genau dafür ist eine digitale Gästemappe gedacht — Sie ändern das WLAN-Passwort einmal, und jeder Gast mit dem Link sieht sofort die aktuelle Fassung. Der Ausdruck im Flur bleibt trotzdem sinnvoll: Er ist der Einstieg, nicht die Quelle.
05
Wie ausführlich darf eine Gästemappe sein?
Der Umfang ist selten das Problem — die Auffindbarkeit ist es. Eine gute Faustregel: Jede der zwölf Antworten muss mit höchstens zwei Tippern erreichbar sein. Wenn Ihre Gäste scrollen müssen, um zu erfahren, wie die Heizung angeht, ist die Mappe zu lang. Wenn sie Ihnen schreiben müssen, ist sie zu kurz.
- Kurze Absätze mit höchstens drei Sätzen. Auf einem Handy ist ein Absatz mit sechs Zeilen bereits eine Wand.
- Zwischenüberschriften, die die Frage enthalten — „Wie funktioniert die Waschmaschine?“ statt „Waschmaschine“.
- Zahlen und Zeiten als Zahlen, nicht ausgeschrieben: 15:00 Uhr liest sich schneller als „fünfzehn Uhr“.
- Keine Doppelungen. Steht die Check-out-Zeit an drei Stellen, wird eine davon irgendwann falsch sein.
Zur Sprache: Wenn Sie regelmäßig internationale Gäste haben, lohnt sich mindestens eine englische Fassung der sicherheitsrelevanten Abschnitte — Check-in, Notfall, Müll. Für die lokalen Empfehlungen ist Ihre Muttersprache in Ordnung, dort ist die Übersetzung ohnehin schnell erledigt.
06
Checkliste zum Ausdrucken
Die Kurzfassung dieses Artikels, sortiert nach dem Ablauf eines Aufenthalts. Drucken Sie diese Seite aus oder haken Sie die Punkte am Bildschirm ab — vollständig ist Ihre Mappe, wenn jede Zeile beantwortet ist.
Vor der Anreise
- Begrüßung mit Namen und Telefonnummer des Gastgebers
- Vollständige Adresse für die Navigation
- Wegbeschreibung mit einem sichtbaren Merkmal am Ziel
- Parkplatz: wo genau, welche Nummer, was nicht benutzt werden darf
- Check-in-Zeit und Ablauf in nummerierten Schritten
- Schlüssel oder Code — und wie er übergeben wird
Im Haus
- WLAN-Name und Passwort, exakt geschrieben
- Heizung: wo, wie, welche Stufe im Normalfall
- Küche: Herd, Spülmaschine, Kaffeemaschine
- Waschmaschine und Trockner, falls vorhanden
- Fernseher und Streaming
- Hausregeln mit Begründung, nicht als Verbotsliste
- Mülltrennung: welche Tonne, wo, welcher Abholtag
- Notrufnummern, Sicherungskasten, Wasserhaupthahn
- Fünf bis zehn persönliche Empfehlungen
- Supermarkt, Bäcker, Apotheke — mit Sonntagsöffnungszeiten
Zur Abreise
- Check-out-Zeit
- Was Gäste vor der Abreise erledigen sollen
- Was Gäste ausdrücklich nicht erledigen müssen
- Schlüsselrückgabe
- Bitte um Rückmeldung, solange Gäste noch vor Ort sind
07
Ordner, PDF oder Link?
Der gedruckte Ordner kann eine Sache besser als alles andere: Er liegt im Raum und braucht keinen Akku. Dafür ist er nur dort verfügbar — vor der Anreise, wenn die Frage nach dem Parkplatz kommt, nützt er niemandem. Ein PDF ist unterwegs verfügbar, aber auf dem Handy mühsam zu lesen, und die verschickte Fassung veraltet in dem Moment, in dem Sie etwas ändern.
Ein Link mit QR-Code kombiniert beides: vor der Anreise in der Buchungsnachricht, während des Aufenthalts als Kärtchen an der Pinnwand. Was in einer solchen Mappe steht, entscheidet weiterhin die Liste oben — das Format ersetzt keinen einzigen der zwölf Bausteine. Welche Funktionen dabei helfen und was Guestary kostet, steht in der Tarifübersicht.
08
Häufige Fragen
Wie lang sollte eine Gästemappe sein?
Es gibt keinen festen Umfang. Sinnvoll ist ein Abschnitt je Thema mit zwei bis fünf kurzen Absätzen. Als Prüfung eignet sich die Frage, ob ein Gast jede der zwölf Standardantworten mit höchstens zwei Tippern findet — nicht, wie viele Seiten die Mappe hat.
Was gehört nicht in eine Gästemappe?
Dauerhaft hinterlegte Türcodes und Schlüsselverstecke, personenbezogene Daten anderer Gäste, Beschwerden über Nachbarn oder frühere Gäste sowie Kosten, die nicht schon im Inserat standen. Auch das komplette Bedienungshandbuch eines Geräts gehört nicht hinein — zwei Sätze in eigenen Worten sind hilfreicher.
Was ist der Unterschied zwischen Gästemappe und Hausordnung?
Die Hausordnung ist ein Abschnitt innerhalb der Gästemappe. Sie regelt das Verhalten in der Unterkunft — Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Besuch. Die Gästemappe umfasst darüber hinaus alle informierenden Teile: Anreise, WLAN, Technik, Empfehlungen, Check-out.
Braucht eine Ferienwohnung eine Gästemappe auf Englisch?
Nur, wenn Sie tatsächlich internationale Gäste haben. Dann genügt zunächst eine englische Fassung der Abschnitte, bei denen Missverständnisse teuer werden: Check-in, Notfallnummern, Mülltrennung und Check-out. Die persönlichen Empfehlungen können nachgezogen werden.
Reicht ein Zettel an der Pinnwand?
Für das WLAN-Passwort ist ein gut lesbares Schild sogar die beste Lösung. Für alles, was vor der Anreise gebraucht wird — Adresse, Parkplatz, Check-in-Ablauf — reicht ein Zettel in der Wohnung grundsätzlich nicht, weil Ihre Gäste ihn genau dann nicht sehen können.
Wie oft sollte man die Gästemappe aktualisieren?
Sofort bei jeder Änderung an WLAN, Schlüsselablauf oder Hausregeln, und zusätzlich zweimal im Jahr als geplante Durchsicht. Zu prüfen sind vor allem Öffnungszeiten, Empfehlungen und der Abholtag der Müllabfuhr — der Rest bleibt meist jahrelang richtig.