Gästemappe Vorlage für die Ferienwohnung — kostenlos
Vierzehn Seiten, zwölf Abschnitte, von der Anfahrt bis zum Check-out — mit Schreiblinien für alles, was nur du weißt, und Beispieltexten für alles, was bei fast jeder Unterkunft gleich ist. Als PDF zum Ausfüllen und als Word-Datei zum Anpassen.
Kein Formular, keine E-Mail-Adresse. Ein Klick, eine Datei.
PDF: ausdrucken und von Hand ausfüllen · Word: am Rechner anpassen, dann drucken oder als PDF sichern
![Gästemappe Vorlage, Deckblatt: „Willkommen in [Name der Unterkunft]“ mit Adresse, Willkommenstext, Gastgeber, Telefon und Datum](/_next/image?url=%2Fvorlagen%2Fseiten%2Fgaestemappe-vorlage-seite-01.webp&w=3840&q=75)
Zwölf Abschnitte, in der Reihenfolge, in der Gäste fragen
Eine Gästemappe wird nicht gelesen, sie wird durchsucht — vor der Anreise, am ersten Abend und am Morgen der Abreise. Die Vorlage folgt diesen drei Momenten. Jeder Abschnitt hat eine Seite, damit du einzelne Seiten neu drucken kannst, ohne die ganze Mappe anzufassen.
- 01
Willkommen
Der erste Blick entscheidet, ob Gäste weiterlesen oder doch anrufen. Zwei bis drei Sätze reichen: wer Sie sind, wie man Sie erreicht, was in der Mappe steht.
- 02
Anfahrt und Parken
Die häufigste Nachricht vor der Ankunft. Vollständige Adresse für die Navigation, die letzte Abbiegung, ein Merkmal, das man wirklich sieht — und der Parkplatz.
- 03
Check-in und Schlüssel
Ab wann, wie und womit kommen Gäste in die Wohnung? Nummerierte Schritte statt Fließtext — im Dunkeln vor einer fremden Tür liest niemand Absätze.
- 04
WLAN
Die meistgesuchte Information in jeder Unterkunft. Netzwerkname und Passwort genau so, wie sie getippt werden, mit Groß- und Kleinschreibung.
- 05
Die Technik im Haus
Jedes Gerät, das anders funktioniert als zu Hause, in zwei Sätzen: wo es ist, wie es angeht, worauf zu achten ist.
- 06
Hausregeln
Wenige Regeln, freundlich begründet. Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Personenzahl. Der Ton entscheidet, ob Gäste sie befolgen.
- 07
Müll und Mülltrennung
Mülltrennung ist regional verschieden und für Gäste aus dem Ausland ein Rätsel. Farbe, Inhalt, Standort, Abholtag.
- 08
Notfall und wichtige Nummern
Notruf, Bereitschaftsdienst, Apotheke, Krankenhaus — und wo Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten und Hauptwasserhahn sind. Gäste aus dem Ausland kennen 116117 nicht.
- 09
Unsere Empfehlungen
Drei bis fünf Orte, die Sie wirklich mögen, mit einem Satz, warum. Das ist der Teil, den Gäste in der Bewertung erwähnen.
- 10
Praktisches in der Umgebung
Supermarkt, Bäcker, Apotheke, Geldautomat, Haltestelle: was, wo, wie weit, wann offen. Das erspart die Nachricht am Sonntagabend.
- 11
Check-out
Uhrzeit groß, dann eine kurze Liste: Geschirr, Müll, Fenster, Heizung, Schlüssel. Fünf Punkte, die man abhaken kann.
- 12
Danke — und eine Bitte
Die Bewertung entscheidet über die nächste Buchung. Bitten Sie freundlich darum und fragen Sie, was gefehlt hat.
Warum genau diese zwölf und keine dreißig, steht ausführlich im Ratgeber Was gehört in eine Gästemappe? — mit Beispielformulierung und typischem Fehler je Abschnitt.
So sieht die Vorlage aus
Die Bilder sind die echten Seiten des PDFs, nicht nachgebaut. Alles in eckigen Klammern ersetzt du durch deine Angaben; die grauen Beispieltexte zeigen, wie ein guter Eintrag klingt, und werden überschrieben oder gestrichen. A4, Schwarzweiß-Druck reicht. Stand: 21. September 2026.
01DeckblattName, Adresse, Willkommenstext und das Datum der letzten Änderung. 
02Für den GastgeberVier Hinweise zum Ausfüllen und das Inhaltsverzeichnis. Beim Drucken weglassen. 
03WillkommenWer wir sind und wie Sie uns erreichen 
04Anfahrt und ParkenSo finden Sie zu uns — und wo das Auto stehen darf 
05Check-in und SchlüsselAb wann, wie und womit Sie hineinkommen 
06WLANNetzwerk und Passwort — genau so eintippen 
07Die Technik im HausHeizung, Herd, Waschmaschine — kurz erklärt 
08HausregelnDamit alle gut wohnen — Sie, die Nachbarn und die nächsten Gäste 
09Müll und MülltrennungWelche Tonne, welche Farbe, wo sie steht 
10Notfall und wichtige NummernFür den Fall, den hoffentlich niemand braucht 
11Unsere EmpfehlungenWo wir selbst hingehen 
12Praktisches in der UmgebungEinkaufen, Apotheke, Bahn — mit Entfernung 
13Check-outBis wann — und was wir uns vor der Abreise wünschen 
14Danke — und eine BitteIhre Rückmeldung macht die nächste Mappe besser
Was in Gästemappen regelmäßig schiefgeht
Die Vorlage ist so gebaut, dass diese sechs Fehler schwer zu machen sind. Falls du eine bestehende Mappe überarbeitest: hier zuerst nachsehen.
Anfahrt und Parken
Nur die Adresse. Navigationsgeräte führen bei Ferienhäusern regelmäßig auf die falsche Straßenseite oder in den Nachbarort mit demselben Straßennamen.
Check-in und Schlüssel
Der Zugangscode dauerhaft in der Mappe. Eine Mappe, die einmal weitergegeben wurde, bleibt weitergegeben. Code separat schicken, danach ändern.
WLAN
Ein Passwort, in dem kleines L, großes I und die Ziffer 1 nebeneinanderstehen. Wenn der Router ein Gastnetz kann: einrichten, und ein Passwort vergeben, das man vorlesen kann.
Hausregeln
Zwanzig Verbote in Großbuchstaben. Eine Mappe, die wie ein Bußgeldkatalog klingt, wird nicht gelesen — und nicht befolgt.
Notfall und wichtige Nummern
Die Nummern fehlen ganz, weil „das googelt man ja“. Nachts um drei mit Fieber im Kind googelt niemand gern in einer fremden Stadt.
Unsere Empfehlungen
Eine Liste aller Restaurants im Umkreis von 20 km, abgeschrieben aus dem Branchenverzeichnis. Ohne Meinung ist es kein Tipp.
Auf Papier veraltet das am ersten Tag
Die gedruckte Mappe hat einen Schwachpunkt, und die Vorlage kann ihn nicht beheben: Sie ist so aktuell wie der letzte Ausdruck. Neues WLAN-Passwort, geänderter Abholtag, das Restaurant hat zugemacht — jede Änderung heißt drucken, lochen, austauschen. Meistens passiert das nicht, und dann steht in der Mappe im Flur etwas anderes als in der Nachricht an die Gäste.
Deshalb gibt es dieselben zwölf Abschnitte auch als Gast-Link: Guestary legt eine Gästemappe mit genau dieser Struktur an, du füllst die Inhalte einmal aus, und Gäste öffnen sie auf dem Handy — ohne App, ohne Konto. Änderst du etwas, ist es sofort überall geändert. Der gedruckte Teil bleibt: Ein Willkommensblatt mit WLAN, Check-out-Zeit und QR-Code zur Mappe druckt Guestary gleich mit.
Bis zu zehn Mappen sind dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Ablaufdatum. Wie eine fertige Mappe aussieht, zeigt die Beispiel-Mappe der Casa Amarela.
Fragen zur Gästemappe-Vorlage
Ist die Gästemappe-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. PDF und Word-Datei liegen direkt hinter den beiden Buttons — ohne Formular, ohne E-Mail-Adresse, ohne Konto. Du darfst die Vorlage für deine eigene Unterkunft frei verwenden, verändern und so oft drucken, wie du willst. Nur weiterverkaufen darfst du sie nicht.
PDF oder Word — welche Datei brauche ich?
Das PDF ist zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand gedacht: Jede Angabe hat eine Schreiblinie, die Beispieltexte zeigen, was hinein soll. Die Word-Datei ist dieselbe Vorlage zum Tippen: Platzhalter ersetzen, Beispieltexte überschreiben, dann drucken oder als PDF sichern. Wer beides will, lädt beides.
Was gehört in eine Gästemappe für die Ferienwohnung?
Zwölf Abschnitte, in dieser Reihenfolge: Willkommen und Kontakt, Anfahrt und Parken, Check-in und Schlüssel, WLAN, Technik im Haus, Hausregeln, Müll und Mülltrennung, Notfall und wichtige Nummern, Empfehlungen, Praktisches in der Umgebung, Check-out sowie Danke und Bitte um Rückmeldung. Genau so ist die Vorlage aufgebaut.
Ist eine Hausordnung in der Vorlage enthalten?
Ja, als Abschnitt 6 mit acht Regeln als Vorschlag: Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Gäste, Feiern, Schuhe und Böden, Heizen und Lüften, Ausstattung. Jede Regel steht als freundlich formulierter Beispielsatz da, den du anpasst oder streichst. Eine Mappe, die wie ein Bußgeldkatalog klingt, wird nicht gelesen.
Wie sicher ist die gedruckte Mappe für Zugangscodes und Passwörter?
Das WLAN-Passwort gehört hinein, der Code für den Schlüsselsafe nicht. Eine Mappe, die im Flur liegt, wird fotografiert und weitergegeben. Die Vorlage sagt deshalb an der Stelle: Code am Anreisetag separat schicken und danach ändern.
Wie halte ich die Mappe aktuell?
Auf dem Deckblatt steht ein Feld für das Datum der letzten Änderung. Nach jeder Änderung an WLAN, Zeiten oder Abholtagen neu drucken — sonst steht in drei Monaten das alte Passwort im Flur. Wer das nicht jedes Mal tun will, führt die Mappe als Link: Guestary legt sie mit genau diesen zwölf Abschnitten an, kostenlos für bis zu zehn Unterkünfte.
Noch nicht heruntergeladen? Die Dateien liegen hier.
Oder gleich als Link, statt als Ausdruck
Dieselben zwölf Abschnitte, ausgefüllt in einer halben Stunde, geteilt als Link und QR-Code. Free braucht keine Kreditkarte und läuft nicht ab.